仕事を効率的に進めて、パパッと切り上げて家に帰りたいので、時間管理には常に気をつけています。
できるだけ残業しないために、自分なりの「心掛け」や「方法」があったりします。
STEP１：現状の把握（なぜ仕事する時間が足りないのか）
私はまず、「現状把握」を行います。
なぜ時間が足りなくなっているのか、わからないと手の打ちようがないと思うからです。
・単純に業務量が多いから？
・初めて行う仕事で、時間がかかるから？
・相手にペースを合わせる必要のある仕事だから？
自分が思う原因を思い浮かべ、心の中で整理をし、次のステップに移ります。
STEP２：「自分の業務」の時間管理
自分がするべき業務をメモで書き出す。
次に、自分がするべき業務を「単純なワード」で書き出してみる。
ここが意外と面倒で、「書き出すくらいなら仕事を進めたい！」と思ってしまう人が多いところです。
しかし、一度、試してみてください！
何も変えないと現状のままですよね。
今、「業務を書き出し整理する」ことは、「何も整理せず、何となく必死に仕事する」より、後から比べると、断然仕事が効率的で楽になります！
書き出しは、できるだけ一週間単位くらいで行うべき業務内容にしてください。
「３ヶ月後に、これを完成させる！」ではなく、「３ヶ月後に完成させるために、まずこの一週間で、業務１と業務２と業務３を終わらせる」みたいな感じです。
「重要度」、「急ぎ度合い」を明確にする
書き出した業務に対して、「どれくらい重要か」、「どれくらい急ぎか」を整理します。
例えば、
重要度：大、中、小 緊急度：大至急、至急、普通
のような感じです。
それらを「表」や「リスト」にするとよりわかりやすくなります。
「重要度が高く、急ぎの業務」は必ず行い、「その他」は定時まで行った後、切り上げて帰る
ここまでくると、「自分の業務をどれから手をつければ良いのか」が明確になってきます。
もちろん、最初（第１）にするべき業務は「重要度が大」で「大至急」の業務からです。
そして第２に、「急ぎ度合いが高い業務」を行います。
ここまでの業務ができたら、後は、定時になったら帰ります！
いやいや他の業務は！？と思うかもしれませんが、仕事は「どこで切り上げるか」が非常に大切です。
急ぎの仕事ができているので、自信を持って帰りましょう。
ちなみに、「重要度が高いが、そこまで急ぎでない業務」は、一週間後には「重要度が高く、大至急の業務」に変わってきます。
自然と「最初に必ず手をつけるべき業務」に変化しているわけですね。
変化していれば、その業務を最優先で行いましょう。
STEP３：「他人の業務」の時間管理
ここまで、「自分の業務」の時間管理を説明してきました。
「自分の業務」だけでも、ある程度効率的に仕事ができるのですが、さらに効果を出すには、「他人の業務」を時間管理する必要があります。
これは、相手がいることなので、難しいことだと思います。
私は、「相手が対応してくれたらラッキー」程度でいつも行っています。
ただし、「他人の業務」を全て時間管理するわけではありません。
「自分の業務」の中で「優先度が高い業務」を行う上で、「他人に任せなければならない業務」に対して行います。
理由は、任せた業務が終わらないと、自分の業務に影響するからです。
まずは、早い段階で、任せる業務を「いつまで」に「何を」してもらいたいのか、説明しておきましょう。
これを説明しておくことで、期限が設けられ、それまでに行ってくれる可能性が高まります。
次に、少し時間が経ってから、別の話を持ちかけ、ついでのフリをして再度期限を確認しておきます。
リマインドすることで、さらに相手に期限を意識させるためです。
これでもし、期限に間に合いそうにない場合は、上司や他の関係者を絡めましょう。
例えば、「上司から催促があって」や「あの業者さんを待たせているみたいで」といった内容を伝えることも一つの方法です。
さいごに
業務を時間管理できれば、自身のプライベートな時間を持つことができますし、モチベーションも上がります。
また、自分や他人が業務の時間管理を意識することで、会社全体の効率化も図れます。
ライフワークバランスが重要視される今の社会において、業務の時間管理を実践し、健康的な毎日をぜひ過ごし続けたいものです。
それではっ！
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